Wymagane dokumenty

Kancelaria Notarialna Sabina Szczepanik · Kraków

W celu sporządzenia czynności notarialnej należy skontaktować się z kancelarią osobiście, telefonicznie lub przez e-mail. Oryginalne dokumenty powinny być dostarczone notariuszowi przed terminem dokonania czynności w celu weryfikacji ich aktualności i autentyczności. Podane poniżej dokumenty są podstawowymi – po wstępnej analizie może okazać się, że niezbędne będą dodatkowe dokumenty, stąd tak istotny jest bezpośredni kontakt z kancelarią. Podczas każdej czynności notarialnej jej strony powinny okazać notariuszowi ważny dowód osobisty lub paszport.

1. Zbycie samodzielnego lokalu (sprzedaż, darowizna, zamiana)

  1. dokument stanowiący podstawę nabycia lokalu przez właściciela (np. wypis aktu notarialnego),
  2. numer księgi wieczystej lub odpis księgi wieczystej prowadzonej dla lokalu,
  3. na życzenie stron: zaświadczenie potwierdzające, że nikt w danym lokalu nie jest zameldowany na pobyt czasowy ani stały.

2. Zbycie nieruchomości gruntowej (zabudowanej lub niezabudowanej)

  1. dokument stanowiący podstawę nabycia nieruchomości przez właściciela (np. wypis aktu notarialnego),
  2. numer księgi wieczystej lub odpis księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości,
  3. wypis z rejestru gruntów – z adnotacją, że stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej,
  4. wyrys z mapy ewidencyjnej – z adnotacją stanowiącą podstawę wpisu do KW (gdy zachodzi potrzeba odłączenia działki z KW),
  5. zaświadczenie o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie, że działka nie jest nim objęta,
  6. mapa z projektem podziału oraz ostateczna decyzja zatwierdzająca podział (jeśli działka uległa podziałowi); w innych przypadkach: wykaz zmian gruntowych,
  7. w przypadku nieruchomości zabudowanej, na życzenie stron: zaświadczenie o braku zameldowania w budynku.

3. Zbycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu

  1. dokument stanowiący podstawę nabycia (np. przydział wydany przez spółdzielnię lub wypis aktu notarialnego),
  2. numer KW lub odpis KW prowadzonej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu – jeżeli KW została założona,
  3. aktualne zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową,
  4. na życzenie stron: zaświadczenie o braku zameldowania w lokalu.

4. Dział spadku i/lub zniesienie współwłasności

  1. dokument stanowiący podstawę nabycia (np. wypis aktu notarialnego),
  2. postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia,
  3. zaświadczenie wydane przez Naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające uregulowanie podatku od spadków i darowizn (lub brak przeszkód do dalszego dysponowania majątkiem).

5. Podział majątku małżeńskiego

  1. podstawa wprowadzenia umownej lub przymusowej rozdzielności majątkowej albo wyrok rozwodowy (umowa majątkowa małżeńska lub wyrok sądu),
  2. dokumenty dotyczące nieruchomości i innych praw majątkowych wchodzących w skład dzielonego majątku (jak wyżej wymienione).

6. Ustanowienie odrębnej własności lokali oraz umowa deweloperska

  1. dokument stanowiący podstawę nabycia (np. wypis aktu notarialnego),
  2. numer KW lub odpis KW prowadzonej dla nieruchomości,
  3. wypis z rejestru gruntów – z adnotacją podstawy wpisu do KW,
  4. wyrys z mapy ewidencyjnej – z adnotacją podstawy wpisu do KW,
  5. inwentaryzacja architektoniczno-budowlana (projekt wyodrębnienia lokali),
  6. zaświadczenie właściwego organu administracji (Prezydenta Miasta lub Starosty) stwierdzające, że lokal odpowiada wymogom ustawy o własności lokali i stanowi samodzielny lokal.

7. Akt poświadczenia dziedziczenia

  1. odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
  2. odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców (akt urodzenia lub akt małżeństwa w przypadku zmiany nazwiska),
  3. testamenty sporządzone przez spadkodawcę (jeżeli istniały),
  4. zaświadczenie o numerze PESEL spadkodawcy wydane przez właściwy organ albo anulowany dowód osobisty spadkodawcy,
  5. numer KW dla nieruchomości wchodzącej w skład spadku.

8. Umowa / akt założycielski spółki lub fundacji

  1. dane osobowe założycieli (imię, nazwisko, adres, PESEL lub nr dokumentu tożsamości),
  2. firma (nazwa) spółki lub fundacji,
  3. podstawowe założenia umowy lub statutu (cel, przedmiot działalności, kapitał zakładowy, zasady reprezentacji).

9. Protokoły spółek i innych osób prawnych

  1. dane rejestrowe (odpis z KRS lub numer rejestru),
  2. porządek obrad i projekty uchwał.
Ważne – nabycie z dziedziczenia, darowizny lub zasiedzenia: Jeśli nieruchomość lub prawo zostały nabyte na podstawie dziedziczenia, zasiedzenia, darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności lub przeniesienia własności w wykonaniu zapisu albo polecenia testamentowego – dokonanych po dniu 31 grudnia 2006 roku – niezbędne jest przedłożenie zaświadczenia wydanego przez Naczelnika Urzędu Skarbowego, potwierdzającego uregulowanie podatku od spadków i darowizn lub brak przeszkód do dalszego dysponowania majątkiem.
Strona czynności – osoba prawna: Niezbędne są dane rejestrowe, dane przedstawicieli, umowa/akt założycielski (statut) oraz zgoda (uchwała) na dokonanie konkretnej czynności prawnej.
Małżonkowie z rozdzielnością majątkową: Jeżeli między małżonkami obowiązuje rozdzielność majątkowa, niezbędne będzie przedłożenie umowy majątkowej małżeńskiej lub dokumentu, na podstawie którego ten ustrój majątkowy powstał.